根據國際民用航空組織的統計，航空貨運業承運了全球約八成跨境B2C（商家對顧客）的電子商貿貨品。隨著消費者於網上購物的數字逐年遞增，迅速的送貨時間，以及客人期望能全程追蹤貨品的送遞進度，便成為了電子商貿解決方案不可或缺的一環。
現時大部分電子商貿貨品都經由空運送遞，因為這是最快捷的運輸方式。但空運市場競爭相當激烈，較新的電子商貿營運商只要知道市場出現需求，都會盡力向經營航空貨運業的航空公司爭取艙位寄運貨件。與此同時，此等業界經營者仍在逐步擺脫對紙張文書的依賴，投向數碼化的懷抱。郵政局的運作模式跟空運界類似，在處理全球電子商貿郵件的市場份額當中，郵局約佔七成比率，工作流程仍遵循航空業之前的運作模式。
國際航空運輸協會負責貨運、郵務、電子商貿營運及標準事務的經理Andre Majeres於今年早前曾撰文：「如果業界想繼續維持競爭力，工作流程和文件都需要迎合數碼化時代的需要。我們不單要跟所有供應鏈參與者締結夥伴關係，更需要融合彼此的數碼技術。」
這意味著業界將告別舊式的人手操作模式，以及各自運作互不相關的管理系統，如果未能迎合電子商貿的營運要求，後果顯而易見。正如香港郵政助理署長（業務發展）林兆明指出：「電子商貿業界非常重視貨品的追蹤功能，如果你沒有這方面的技術，它們根本不會使用你的服務。」
當中更存在一個問題，業界一般會將空郵跟空運貨品分開處理，為郵局和其夥伴航空公司添加難題和盲點。不僅是郵件正由航空公司處理時，郵局無法得知郵件的下落，航空公司亦無從得知自己所運何物，甚至不清楚郵件的數量。國泰貨運產品經理黎祥康表示：「首先，大部分郵務運作都不在我們的管理範圍之內（詳見下圖），整個流程更完全依賴人手操作，因此我們難以充分評估本身的服務表現。」
這對空運業務殊為重要，因為郵局會根據航空公司的表現，決定會否跟對方簽訂合同。有見及此，貨運團隊和香港郵政開展了名為「郵政優化處理」的先導計劃，把香港郵政和國泰貨運追蹤系統的數據互相整合，從而解決部分有關透明度的問題。這兩套系統溝通的渠道就是郵政空運提單，即一般空運常見的空運提單，這對代理商來說一點也不陌生，而且它帶來更高的透明度和準確性，並能大大減少使用紙張文書。
那麼，「郵政優化處理」實際上到底如何運作？它替郵局解決了哪些重大難題？
過往，因為欠缺透明度，托運一方要訂艙，很多時候只能跟從已簽訂的配額協議取得艙位。現在，當郵局委託航空公司承運郵件，便會即時向航空公司發送有關寄運郵件的發貨通知，之後航空公司便憑這個路單信息(Carrier/Documents International Transport advice，簡稱CARDIT）獲發一個郵政空運提單編號。
有了郵政空運提單，郵局就可以因應臨時的需要，在全自動化的系統中訂艙，甚至在最初CARDIT的發貨通知數量上額外預訂艙位。而國泰貨運亦可更早管理自己的載運力，如郵件超出投標時議定的數量，國泰便可根據情況作出適當調整，遇有剩餘的貨運空間，貨運銷售團隊也可向其他付運商賣位。
大部分郵件都不會點對點直接送運，並通常要在途中多次轉機。如航空公司能掌握到郵件的實際數量，便可預先規劃從香港轉運到其他地方的郵件載貨量。
這個新貨運系統亦首次讓我們得以識別特快專遞和一般航空郵件，在中轉站卸貨時，貨運團隊已經掌握到特快專遞郵袋的位置，以便優先處理。
以往，香港郵政必須等到最終目的地的收件方郵局，將個別郵袋資料掃描輸入系統後，方能核對貨單和文件是否和預期相符，以確認郵件是否已到達。現在每個郵袋都有一個對應的空運提單郵政編號，郵局便可透過國泰貨運網站追蹤郵袋的行蹤。
此舉為郵局和國泰開拓了一個全新的管理模式，更具透明度的數據和資訊，讓雙方可以實時追查郵件的工作歸入同一個系統，並將每個郵袋與運載集裝箱的資料互相連接起來。
林兆明表示：「此項先導計劃有助我們準確掌握每個郵袋的位置，以便追蹤個別郵件的去向。我們只需在本身的系統中點擊相關的空運提單郵政編號，即可連結到國泰貨運的網站，從中查看所有詳細資料，包括郵袋的到埗時間、位於哪個中轉站、處理時間等，這些都對我們的工作大有幫助。」
在以往的流程中，尋找遺失的郵袋或要花費很長的時間。林兆明解釋：「當我們向航空公司查詢時，往往很難追蹤到遺失的郵袋位置，因為他們亦難以得知郵袋是在一些中轉站被擱置、已獲轉寄還是被退回。」
而在「郵政優化處理」計劃下，每個郵袋都經過掃描，資料被加到國泰航空的追蹤系統中，並有相應的郵政空運提單，這些數據有助加快解決郵寄失誤的問題。黎祥康指出：「舉個例，假如我們不小心把一個送往悉尼的郵袋誤送到東京，系統會將郵袋的記錄標示為在悉尼丟失，當郵袋在東京成功掃描後，兩方的記錄便能自動配對，所有團隊便會獲得實時通知。」
以自動化技術逐漸取替繁複人手及文書工序
在舊有系統下，有關載貨單、最終對賬工作和開發票的紙張文書用量龐大。黎祥康指出：「一個航班可能會產生四、五十張紙本文書，而且必須核對雙方的載貨單，這些都需經人手輸入資料，有時文件還會遺失。」
然而，在「郵政優化處理」計劃下，絕大部分對賬和會計所需的信息都經郵政空運提單發佈，這有助減少對紙張的依賴。黎祥康補充道：「航班起飛後，系統便會自動採集信息，讓開發票的過程透過同一個貨運系統界面進行，這有助加快會計工作的流程。」
這個計劃對國泰和香港郵政來說屬於十分成功的例子。黎祥康說：「我們首先想解決追蹤郵件的問題，期望能獲得合作夥伴認同其成效。現在我們已能成功追蹤達98%的郵件，效率高於一般的標準。而在航班準時表現方面，雖然仍有進步的空間，但我們的系統已運作得非常有效率。不過，受疫情影響，艙位的供應非常緊張，這也影響了我們的送運時間。」
這套系統展現的潛力，已經吸引到全球其他郵局及處理郵件的代理商的興趣，大有機會成為全球訂立追蹤管理系統的楷模，並重新為郵務業帶來契機，讓業界賺取可觀的收益。
